Consejos de organización de 15 días de trabajo
La organización te ayuda a trabajar más rápido, manejar problemas mejor y mantenerte motivado. Aquí tienes 15 consejos de organización para los días laborales:
1. Lista de tareas Escribir una lista de tareas, en papel o digitalmente, durante cinco a diez minutos cada mañana puede ayudar a enfocarte y aumentar la productividad. Añadir elementos diariamente a la lista inicial de tareas puede ayudarte a mantenerte concentrado. Algunas personas encuentran intimidante una lista de tareas corta con elementos grandes, por lo que dividirlas puede evitar la procrastinación.
2. Mantén limpio tu puesto de trabajo. Dedica unos minutos cada noche a limpiar tu escritorio y eliminar objetos innecesarios. Ordena la basura, guarda los bolígrafos en un cajón u organizador, y apila los papeles ordenadamente. Incluso puedes llenar tu botella de agua para evitar problemas por la mañana. Esto incluye el desorden digital. Cuando hay muchos archivos y aplicaciones en el escritorio, las computadoras se encienden lentamente, por lo que limpiarlos semanalmente y descargar actualizaciones puede prevenir bloqueos y lentitud. Esto también te puede ayudar a encontrar aplicaciones y archivos más rápido. De esta manera, puedes empezar a trabajar de inmediato al día siguiente en vez de tener que limpiar.
3. Sigue un horario. Algunas personas funcionan mejor por la mañana, otras por la noche. Descubre cuándo eres más productivo y trabaja en ese momento. Escoger un horario es crucial, pero también lo es seguirlo. Crear hábitos duraderos requiere consistencia. Ser constante con tu rutina puede aumentar la productividad. Conocer tus horas de trabajo ayuda a enseñar a tu cerebro a estar activo.
4. Descansos Toma 10-15 minutos cada dos horas para estirarte y enfocarte en otra cosa para mantenerte energizado y apasionado por el trabajo. Si es posible, come lejos de tu escritorio para tomar un descanso del trabajo. Las tareas inesperadas en el trabajo son otra razón para tomar descansos frecuentes. Pequeñas pausas programadas a lo largo del día te ayudarán a superar estos problemas sin sentirte abrumado.
5. Multitarea menos La multitarea parece ser la mejor manera de hacer las cosas, pero no siempre es cierto. La multitarea puede incluso tomar más tiempo que trabajar solo. El trabajo requiere algo de multitarea, pero estar organizado te ayudará a evitar la sobre-multiplicación de tareas.
6. Encuentra distracciones La gestión de distracciones es otra forma de organizar tu día de trabajo. Las distracciones comunes incluyen correos electrónicos, mensajes de texto y llamadas. Afortunadamente, estas distracciones se pueden abordar. Para mantenerte enfocado y evitar distracciones por nuevos correos electrónicos, programa ciertos momentos para revisarlos. Puedes poner un teléfono que distrae en modo avión o en un cajón para evitar distracciones por mensajes personales. Aunque no puedes organizar las llamadas entrantes para el trabajo, puedes tener éxito organizando las salientes. Estos métodos te pueden ayudar a evitar distracciones y sus efectos consumidores de tiempo.
7. Automatiza las tareas que puedas. Puedes enviar muchos correos electrónicos o distraerte por alguien que necesita tu firma. Para ahorrar tiempo y reducir distracciones, automatiza estas tareas con tecnología. Guarda plantillas para correos electrónicos comúnmente enviados para que puedas personalizar y enviar. El software de firma digital te permite firmar documentos con un clic. Automatizar tareas te ayuda a enfocarte y organizar.
8. Ordena las tareas por importancia. Empieza tu día con tu tarea más grande y estresante en vez de responder correos electrónicos. Esto puede llevar la mayor parte de tu día, pero acelerará los procesos. Empezar con las tareas más grandes puede impulsarte a hacer las más pequeñas rápidamente sin consumir toda tu energía.
9. Planifica tu día por horas. Esto es especialmente útil si tienes muchas reuniones durante el día. Programar las cosas cada hora puede hacer tu día más predecible. También puede aumentar la productividad recordándote tu trabajo cuando te distraes.
10. Establece objetivos y recompénsate Establecer objetivos puede motivarte a trabajar mejor. Desafíate a desarrollar una lista de tareas diarias para mantener la organización. Establecer objetivos profesionales puede ayudarte a mantenerte interesado en el trabajo. Establece objetivos para recompensarte cuando los alcances. Las recompensas no deben ser extravagantes. Pueden ser tan básicas como comer un bocadillo después de un gran esfuerzo. Establecer y reconocer objetivos te ayuda a mantenerte enfocado y comprometido con tu trabajo, por lo que cualquier incentivo que te estimule es beneficioso.
11. Planifica los días en "lotes" de trabajo. Algunas personas tienen éxito organizando su semana de trabajo y su día laboral. Si tu trabajo implica llamadas telefónicas y trabajo administrativo, puedes responder llamadas los lunes, miércoles y viernes y trabajar los martes y jueves. Esto te ayuda a enfocarte y maximizar la productividad sin sentir la necesidad de cambiar de tareas en cualquier momento. Este método funciona bien para personas detallistas que no les importa hacer lo mismo durante horas.
12. Encuentra factores estresantes Muchos procrastinan debido a factores estresantes como la duda propia, el perfeccionismo o la crítica. Tal vez te preocupa que te hagan malos comentarios sobre esa tarea recurrente o que pierdas ese plazo importante. Descubrir qué te está estresando puede ayudarte a reducirlo y hacer trabajos difíciles más fáciles. Hablar con tu supervisor o equipo sobre estrategias para mejorar el rendimiento laboral y la satisfacción puede reducir el estrés en el trabajo. Identificar los factores estresantes laborales te permite superarlos y planificar tu día sin temor o procrastinación.
13. Planifica semanalmente/mensualmente. Una lista de tareas diarias puede ayudarte a hacer actividades diarias, pero una lista más amplia al inicio de cada semana o mes puede ayudarte a administrar tu tiempo para alcanzar tus objetivos. Para un plazo al final del mes, crea metas semanales para hacer todo a tiempo. Establece metas diarias para desglosar aún más los objetivos. Este método descompone un gran trabajo en múltiples tareas más pequeñas para que los objetivos a largo plazo sean más alcanzables.
14. Promueve la organización con flujos de trabajo actuales Tu lugar de trabajo puede incluir procedimientos o herramientas para ayudarte a organizarte. Muchas aplicaciones de correo electrónico proporcionan un calendario para programar. Algunas aplicaciones de chat contienen recordatorios para mantenerte en el camino correcto. Pregunta a tus compañeros de trabajo o jefes cómo organizan su trabajo y adopta sus métodos.
15. Equilibra tu horario. El equilibrio ayuda a la organización a largo plazo. Muchas personas que intentan prácticas organizativas en el trabajo sacrifican el equilibrio entre trabajo y vida personal por una productividad a corto plazo. Sin un equilibrio, puedes perder tus hábitos organizativos. Afortunadamente, cualquiera de estos métodos puede mejorar tu organización en el lugar de trabajo.